Постановление Правительства Оренбургской области от 05.03.2013 N 174-п "Об утверждении регламентов по организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 5 марта 2013 г. № 174-п

Об утверждении регламентов по организации
электронного документооборота в органах
исполнительной власти Оренбургской области

В соответствии с постановлением Правительства Оренбургской области от 3 октября 2012 года № 864-п "О системе юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Оренбургской области", в целях внедрения системы юридически значимого электронного документооборота:

1. Утвердить:
1.1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области согласно приложению № 1 к настоящему постановлению.
1.2. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области согласно приложению № 2 к настоящему постановлению.

2. Рекомендовать органам местного самоуправления Оренбургской области, использующим систему электронного документооборота:
2.1. Руководствоваться регламентами, утвержденными настоящим постановлением.
2.2. Заключить с государственным бюджетным учреждением Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" соглашение о взаимодействии сторон при организации системы электронного документооборота с применением электронной подписи по форме согласно приложению № 3 к настоящему постановлению.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-губернатора - заместителя председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике Левинсон Н.Л.

4. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Губернатор
Оренбургской области
Ю.А.БЕРГ





Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 5 марта 2013 г. № 174-п

РЕГЛАМЕНТ
по организации электронного документооборота
и автоматизации делопроизводства в органах
исполнительной власти Оренбургской области

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти Оренбургской области автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) и устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.
Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и пр.)
Типы документов, подлежащих регистрации:
входящие (поступающие) документы - это официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;
исходящие (отправляемые) документы - это официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;
внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;
организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти и регламентирующие задачи и функции органов исполнительной власти, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников.
3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:
письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");
устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");
письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");
письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");
указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы на основе их должностных обязанностей.
Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Группы участников документооборота


Группа сотрудников Основные функции в СЭД

Делопроизводитель канцелярии или регистрация, рассылка и контроль
службы документационного прохождения документов органа
обеспечения органа исполнительной исполнительной власти в целом
власти

Делопроизводитель отдела регистрация, рассылка и контроль
по работе с обращениями граждан рассмотрений обращений граждан

Делопроизводитель структурного рассылка и контроль прохождения
подразделения документов своего подразделения

Секретариат Губернатора - наложение резолюций, согласование и
председателя Правительства подписание документов, контроль
Оренбургской области исполнения документов

Руководитель структурного наложение резолюций, согласование и
подразделения (министерства, подписание документов, контроль
департамента, комитета) исполнения документов, подотчетных
данному руководителю

Исполнитель подготовка проектов документов,
направление документов на согласование
и подпись, исполнение документов и
резолюций

Контролер контроль прохождения и исполнения
документов и резолюций, формирование и
печать сводок и справок по документам
и исполнительской дисциплине

Экспедитор функции осуществляются помимо СЭД


IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:
подготовка документов;
согласование документов;
направление документов на подпись и их подписание;
регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;
заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;
направление документов на ознакомление;
внесение резолюций/выдача поручений;
постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;
предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
контроль исполнения заданий и документов;
отнесение документов в дела;
направление документов в архив.
6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):
карточка документа - для всех документов;
карточка резолюции - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;
карточка поручения - для организационно-распорядительных документов;
контрольная карточка задания - для всех поставленных на контроль заданий по документу;
карточка исполнения - для всех исполненных заданий по документу;
лист согласования - для всех документов, направляемых на согласование;
лист ознакомления - для всех документов, направляемых на ознакомление.
7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы: форму документа, форму резолюции, форму поручения и т.д.
Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):
делопроизводители, зарегистрировавшие документ;
руководители, которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;
исполнители, которым отписан документ;
дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов несколько различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота


Составные части Операции Группы документов
документооборота документооборота
обращения входящие исходящие внутренние организационно-
граждан распорядительные

Делопроизводство подготовка X X X
проекта
документа

согласование / / /
проекта
документа

отправка X X X
документа
на подпись

отправка X X X X X
документа
на регистрацию

Организация регистрация X X X X X
работы документа
с документами
заверение / / / /
содержания
документа

ознакомление / / / / /
с документом

внесение / / / /
резолюции и
выдача поручения

постановка / / / / /
документа,
резолюции,
поручения
на контроль

исполнение X X X X X
резолюции,
поручения,
документа
в целом

подготовка / / / / /
отчета
об исполнении
документа

отнесение X X X X X
документа в дело

передача / / / / /
документа
на архивное
хранение

уничтожение / / / / /
документа



X - обязательно

/ - возможно

- не применяется


9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц и проведение электронного согласования проектов документов.
Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования кроме сокращения сроков согласования также снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.
Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.
Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа "Внутренние документы", соответственно регистрация документов должна производиться в базе данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами используется база данных "Входящие документы" (БД "ВхД").
При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
делопроизводитель - сотрудник службы документационного обеспечения (далее - служба ДО) или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.
Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.
При регистрации входящего документа делопроизводитель создает карточку документа входящего документа и заполняет следующие реквизиты:
поле "№ документа" - исходящий номер документа;
поле "Вид документа";
поле "Дата документа";
поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
поле "Корреспондент" - организация, направившая документ;
поле "Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;
поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников) согласно адресации, указанной во входящем документе;
поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему и количество экземпляров.

Рисунок не приводится.

12. Если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо организационно-распорядительного документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.

Рисунок не приводится.

13. В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.
При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").

Рисунок не приводится.

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает карточку документа сопроводительного письма (в карточке документа входящего документа на закладке "Сопроводительное письмо").

Рисунок не приводится.

15. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием электронной подписи (далее - ЭП). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

Рисунок не приводится.

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

Рисунок не приводится.

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.
При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

Рисунок не приводится.

18. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.
Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:
автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;
ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;
делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.
Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".
В карточке резолюции указываются следующие данные:
автор;
дата постановки;
исполнитель (исполнители);
содержание резолюции;
срок исполнения.
Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

Рисунок не приводится.

21. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

22. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.
В карточке исполнения заполняются следующие поля:
автор исполнения;
дата исполнения;
текст исполнения (данные по исполнению резолюции);
тип исполнения.

Рисунок не приводится.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции, сотрудники, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении отчета об исполнении, поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" из раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных сотрудников.
В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса, дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

Рисунок не приводится.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы документационного обеспечения и канцелярии.
При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".
По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.
Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

Рисунок не приводится.

IX. Работа с организационно-распорядительными документами

26. Для работы с организационно-распорядительными документами (далее - ОРД) используется база данных "Организационно-распорядительные документы" (БД "ОРД").
При работе с ОРД в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку и согласование ОРД, а также исполнение ОРД или поручения по ОРД;
участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.
При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
поле "Вид документа";
поле "Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;
поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;
поле "Исполнители";
поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.
В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.

Рисунок не приводится.

27. Если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, то исполнитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.

Рисунок не приводится.

28. После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

Рисунок не приводится.

При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
срок согласования проекта документа;
тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);
участников согласования;
срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

29. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке листа согласования "История согласования".
Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа ОРД в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.
В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.
После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми оригинальными согласующими подписями.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" и подтверждении подписи документа, поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку документа ОРД.
При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения ОРД в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображается дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

Рисунок не приводится.

32. Для проверки электронной подписи делопроизводитель нажимает на пиктограмму.
В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

Рисунок не приводится.

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.
При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. Аналогично согласованию в листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

Рисунок не приводится.

34. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) автор листа ознакомления прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.
Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

X. Контроль исполнения ОРД

При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:
автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;
ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;
исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;
делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.
Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка поручения".
В карточке поручения указываются следующие данные:
автор;
дата создания;
исполнитель (исполнители);
содержание поручения;
срок исполнения.
Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль

Рисунок не приводится.


37. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки поручения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки поручения поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки поручения появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно поручению, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.
В карточке исполнения заполняются следующие поля:
автор исполнения;
дата исполнения;
текст исполнения (данные по исполнению поручения).

Рисунок не приводится.

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения, исполнители, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".

Рисунок не приводится.

40. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для подчиненных сотрудников.
В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для поручения в целом.

Рисунок не приводится.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии.
При условии, что поручение полностью исполнено (то есть поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке поручения ставит отметку "Полностью исполнено".
По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.
Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) ОРД подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то делопроизводитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

Рисунок не приводится.

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами используется база данных "Исходящие документы" (БД "ИсхД").
При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
поле "Вид документа";
поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
поле "Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;
поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;
поле "Исполнители";
поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.
В разделе "Содержание" размещается файл документа.

Рисунок не приводится.

44. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

Рисунок не приводится.

После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.
При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
срок согласования проекта документа;
тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);
участников согласования;
срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

45. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке Листа согласования "История согласования".
Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа исходящего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.
В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.
После заполнения всех обязательных полей карточки документа и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал проекта документа со всеми оригинальными согласующими подписями.
После подписания оригинала исходящего документа делопроизводитель подписывает в СЭД карточки документа. При этом в карточке документа подписанного документа отражаются дата, время подписания, фамилия подписавшего и фамилия, имя, отчество руководителя, от имени которого документ был подписан.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, вписывает регистрационный номер на оригинале документа и организует отправку документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

Рисунок не приводится.

48. Для проверки электронной подписи делопроизводитель нажимает на пиктограмму.
В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

Рисунок не приводится.

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.
При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

Рисунок не приводится.

50. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.
Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и в правом верхнем углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами используется база данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").
При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;
делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:
поле "Вид документа";
поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;
поле "Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;
поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;
поле "Исполнители";
поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.
В разделе "Содержание" размещается файл документа.

Рисунок не приводится.

53. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

Рисунок не приводится.

54. После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование. При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:
срок согласования проекта документа;
тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);
участников согласования;
срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке листа согласования "История согласования".
Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

56. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа внутреннего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.
В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.
После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал проекта документа со всеми оригинальными согласующими подписями.
Делопроизводитель, получив подписанный оригинал внутреннего документа, подписывает карточку документа внутреннего документа в СЭД и присваивает ему регистрационный номер.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КД появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".
При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления нужно указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости дать комментарии.

Рисунок не приводится.

58. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.
Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

60. При организации исполнения документов, сотрудники подразделяются на следующие категории:
автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;
ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;
делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
контролер - секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.
Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".
В карточке резолюции указываются следующие данные:
автор;
дата создания;
исполнитель (исполнители);
содержание резолюции;
срок исполнения.
Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

Рисунок не приводится.

61. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.
В карточке исполнения заполняются следующие поля:
автор исполнения;
дата исполнения;
текст исполнения (данные по исполнению резолюции).

Рисунок не приводится.


63. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

64. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.
В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

Рисунок не приводится.

65. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.
При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".
По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.
Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного внутреннего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

Рисунок не приводится.

XIV. Работа с обращениями граждан

66. Для работы с обращениями граждан используется база данных "Обращения граждан" (БД "ОГ").
При работе с обращениями граждан в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:
делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;
адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.
Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении.
При регистрации обращения делопроизводитель создает карточку документа обращения и заполняет следующие реквизиты:
1) закладка "Реквизиты":
поле "Вид обращения";
поле "Тип обращения";
поле "Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;
поля "Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Адрес";
поле "Тип автора";
поле "Первичное обращение" - если регистрируемое обращение гражданина является повторным;
2) закладка "Обращение":
поля "Код", "Раздел", "Тема", "Тематика", "Вопрос";
поле "Краткое содержание" - отражает краткое содержание документа;
поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и количество экземпляров;
3) закладка "Направление":
поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников) согласно адресации, указанной в обращении.

Рисунок не приводится.

67. Если регистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.
В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.
При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

Рисунок не приводится.

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указывает источник, откуда поступил документ (закладка "Источник поступления").

Рисунок не приводится.

69. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". Поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

Рисунок не приводится.

70. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

Рисунок не приводится.

71. Информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.
При необходимости после регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости дать комментарии.

Рисунок не приводится.

72. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

73. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.
Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

XV. Контроль исполнения обращений граждан

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяются на следующие категории:
автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;
ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;
исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;
делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;
контролер - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.
Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".
В карточке резолюции указываются следующие данные:
автор;
дата создания;
исполнитель (исполнители);
содержание резолюции;
срок исполнения.
Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

Рисунок не приводится.

75. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.
Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.
В карточке исполнения заполняются следующие поля:
автор исполнения;
дата исполнения;
данные по исполнению резолюции (текст исполнения).

Рисунок не приводится.

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции, исполнители, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.
В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

Рисунок не приводится.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.
При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".
По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа обращения на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.
Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного обращения подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

Рисунок не приводится.





Приложение 1
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Подготовка проекта документа

Подготовка проекта документа начинается с создания карточки документа (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически.

Рисунок не приводится.

Работа над содержанием документа может вестись пользователем в индивидуальном порядке или совместно с другими пользователями.
При работе с документом используются шаблоны документа, которые позволяют унифицировать и ускорить работу с документами того или иного вида. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов.
Проект документа должен быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.





Приложение 2
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Ввод содержания

Содержание вводится в поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание". Это возможно сделать следующими способами:
присоединить файл (кнопка "Содержание", команда "Присоединить");
импортировать из файла (кнопка "Содержание", команда "Импортировать");
вставить распознанный из образа текст документа (кнопка "Содержание", команда "Сканировать и распознать");
вставить образ документа, полученный со сканера (кнопка "Содержание", команда "Сканировать");
набрать текст с клавиатуры.
Для того чтобы были доступны кнопки работы с полями в разделе "Содержание", необходимо в режиме редактирования нажать на кнопку "Содержание", при этом ниспадающее меню будет содержать описанные команды.
При наличии настроек для потокового сканирования в системе реализуются следующие режимы работы:
ввод одного многостраничного документа;
многодокументный потоковый ввод многостраничных документов.
Для ввода одного документа требуется нажать кнопку "Содержание" и выбрать команды "Сканировать" или "Сканировать и распознать".
При многодокументном сканировании выполняется ввод пачки многостраничных документов за один процесс. Этот режим предполагает, что:
1. Каждый документ имеет только один штрих-код, напечатанный на оборотной стороне последнего листа, если сканер двухсторонний, или на лицевой стороне последней страницы, если сканер односторонний. При этом неважно, в каком месте страницы напечатан штрих-код. Штрих-код служит для разделения документов при потоковом вводе.
2. Ориентировка штрих-кода должна быть очень близкой с горизонтальной (полосы вертикальны, а сам штрих-код вытянут горизонтально).
3. Качество печати штрих-кода должно быть достаточно высоким, поскольку образ штрих-кода получается один раз при сканировании.
После завершения ввода система откроет папку со списком регистрационных контрольных карточек, куда были введены образы документов. Правильность "привязки" образов к соответствующим регистрационным контрольным карточкам проверяется по числу регистрационных контрольных карточек в папке и по реквизитам регистрационных контрольных карточек. Для контроля полноты ввода документов можно открыть каждую регистрационную контрольную карточку и просмотреть содержание документа.





Приложение 3
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Согласование проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: "Согласен", "Не согласен", "Согласен с замечаниями".
Инициатором отправки документа на согласование может являться автор проекта или делопроизводитель, а также любой пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.
Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.
При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу либо досрочно - инициатором процесса.
При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:
время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);
поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).
Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть или один участник или группа участников.
Рабочее место может допускать настройку сценария или использовать жестко заданный сценарий.
Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает:
список участников согласования;
вид согласования;
сценарий согласования (если его настройка предусмотрена).

Рисунок не приводится.

Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу либо досрочно - инициатором процесса, либо по отрицательной визе одного из участников (если сценарием согласования это предусмотрено).
Если в организации принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.
В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, по завершении процесса может быть инициирован новый и т.д.
В процессе согласования участники могут, в свою очередь, создавать лист согласования и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам. Создание циклов согласования документа второго, третьего и последующих порядков называется петлевым согласованием.





Приложение 4
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отправка документа на подпись и подписание документа

Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его в СЭД лицу.
Чтобы направить проект документа на подпись необходимо открыть карточку документа и нажать на кнопку "На подпись". После этого в верхней части карточки документа будет отображаться информация о том, что документ отправлен на подпись.
Проект документа не может быть направлен на подпись, если он уже направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в верхней части карточки документа.
После того как документ направлен на подпись, лицо, указанное в карточке документа в поле "Подпись", получает уведомление.
В списке документов название документа, направленного на подпись, будет отображаться в представлении "На согласовании и подписи".
Документ подписывается лицом или лицами, указанными для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле "Подпись").
Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:
отказать в подписи;
снять свою подпись в случае, если документ подписан, но не зарегистрирован.
Лицо, получившее документ на подпись, должно выполнить одно из следующих действий:
1. Подписать документ. Кнопка "Подписать". По кнопке выдается запрос, чтобы подтвердить намерение, нажмите на кнопку "Да". Документ будет подписан, карточка документа закроется. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан").
2. Подписать документ с использованием ЭП. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на кнопку "Подписать" и подтверждения намерения появляется диалоговая форма с перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.

Рисунок не приводится.

После нажатия "ОК" поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") документа автоматически подписываются ЭП. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан") и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.
Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого необходимо открыть карточку документа и нажать кнопку "Отменить подпись".
3. Отказать в подписи. Кнопка "Отказать". Нажмите на кнопку и в открывшемся окне "Причины отказа" введите мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, карточка документа закроется.
В верхней части карточки документа отображается информация об отказе (статус "Отказано в подписи") и причина отказа. При этом сохраняется возможность вновь открыть карточку документа и подписать документ.





Приложение 5
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отправка документа на регистрацию и регистрация документа

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, замещающим его в СЭД лицом, автором документа или делопроизводителем.
Регистрации подлежат:
исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (как правило, подписанные руководителем);
входящие документы, поступившие в адрес организации;
обращения граждан.
При нажатии на кнопку "Регистрация" в открывшемся меню необходимо выбрать вид регистрации:
№ - документ регистрируется, ему присваивается номер;
№ + новый документ - документ регистрируется, ему присваивается номер и открывается карточка нового документа. Используется в тех случаях, когда регистрируется подряд большое число входящих документов;
№ + резолюция - документ регистрируется, ему присваивается номер и открывается карточка резолюции по этому документу. Используется в тех случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция на этот документ. Пункт отсутствует для исходящих документов. Для организационно-распорядительных документов его место занимает пункт № + поручение - при регистрации открывается карточка поручения по этому документу;
№ + передача экз. - документ регистрируется, ему присваивается номер и заносятся в базу данных сведения о передаче экземпляров. Для этого открывается окно "Создание новых журналов передачи экземпляров". Используется в тех случаях, когда при регистрации документа его копия немедленно передается одному или нескольким держателям;
Запись № вручную - документ регистрируется, а номер не присваивается автоматически, а вводится вручную в открывшемся окне "Ввод номера".





Приложение 6
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Ознакомление с документом

Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.
Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления) и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.

Рисунок не приводится.

Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления, по завершении процесса может быть инициирован новый и т.д.
Процесс ознакомления завершается после того, как все участники ознакомятся с документом либо досрочно - инициатором.





Приложение 7
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Внесение резолюций и выдача поручений

На входящие, внутренние документы и обращения граждан поступающие в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или замещающими их в СЭД лицами. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.
Предусмотрена возможность создания проекта резолюции для лиц, обладающих соответствующими правами в СЭД. Проект резолюции можно распечатать, скорректировать после получения заключения автора резолюции и снять признак проекта. Также сам автор резолюции может утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не формируются уведомления.
При внесении резолюций вводятся имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность рассылки уведомлений-напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.

Рисунок не приводится.

При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней вводятся те же данные.

При внесении резолюций каждый из исполнителей может быть поставлен на контроль (приложение № 7 к регламенту).
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.

Поручения, содержащиеся в ОРД, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или замещающими их в СЭД лицами могут быть выданы свои поручения.
При создании поручения вводятся имя автора поручения, текст поручения, исполнители и срок исполнения поручения.
В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор самостоятельного поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки поручения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки поручения поля "Текст поручения", "Срок исполнения", "Исполнители", а также поля "Текст" и "Файлы" секции "Информационные материалы", автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки поручения появляется пиктограмма.

Рисунок не приводится.





Приложение 8
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.

Контроль исполнения документа в целом
При постановке на контроль входящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа или обращения гражданина в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки об его исполнении.

Рисунок не приводится.

Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.

Чтобы поставить на контроль исходящий документ:
1. На закладке "Контроль" необходимо задать срок исполнения по документу в целом, для этого нужно нажать кнопку "Выбрать", выбрать дату в календаре и нажать на кнопку "ОК".

Рисунок не приводится.

2. Нажмите на кнопку "На контроль" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, являющихся адресатами документа).
3. Выберите организацию, которую предполагается поставить на контроль, и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь.
4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК". Выберите срок исполнения выбранной организацией документа и снова нажмите на кнопку "ОК". Откроется окно "Контролер".
5. Выберите в алфавитном списке сотрудников текущей организации ответственного за контроль и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "На контроле" будет добавлена запись о постановке на контроль выбранной организации.
6. При необходимости повторите шаги 2 - 5 для нескольких организации. Если необходимо удалить запись, нажмите на кнопку "Удалить", в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК" (если запись одна, она будет удалена сразу после нажатия кнопки "Удалить").

Чтобы снять организацию с контроля:
7. Нажмите на кнопку "Снять с контроля" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на контроль).
8. Выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь.
9. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "Снято с контроля" будет добавлена запись о снятии с контроля выбранной организации. Из таблицы "На контроле" будет удалена запись о постановке на контроль этой организации.
Документ, поставленный на контроль, помечается в журнале регистрации специальной пиктограммой. В шапке документа появляется помета о постановке на контроль.
Документ, поставленный на контроль, отображается в списке документов в представлении "Контрольные документы" (раздел "Не исполнены").
Снятие с контроля осуществляется на закладке "Контроль". Процедура снятия с контроля в различных базах данных несколько различается.

Контроль исполнения резолюций и поручений
Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.
Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в контрольной карточке задания. Также в контрольной карточке задания записывается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.

Постановка исполнителя на контроль
Нажмите на кнопку "Выбрать" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).
Выберите исполнителя и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь: выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".
В таблицу постановки на контроль будет добавлена запись о постановке на контроль выбранного исполнителя.

Постановка на контроль всех ответственных исполнителей
Чтобы поставить на контроль всех исполнителей, отмеченных как ответственных:
Нажмите на кнопку "отв".
Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".
В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

Постановка всех исполнителей на контроль
Чтобы поставить на контроль всех исполнителей сразу необходимо нажать на кнопку "Всех". Откроется календарь, в котором необходимо выбрать дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".
В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех исполнителей.

Исправление даты для того или иного исполнителя
Чтобы исправить дату для одного исполнителя:
Нажмите на кнопку "Дата". Откроется окно выбора исполнителя. В нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.
Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь, в котором необходимо выбрать новую дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".

Удаление записи о постановке на контроль одного из исполнителей
Нажмите на кнопку "Удалить" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей, поставленных на контроль), выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Запись будет удалена.
Ввод комментария к постановке на контроль, поле "Примечание" заполняются с клавиатуры.
Снятие с контроля реализуется с помощью аналогичных функций в правой таблице ("Снятие с контроля").

Снятие исполнителя с контроля
Кнопка "Выбрать" позволяет выбрать исполнителя из стоящих на контроле и добавить в таблицу запись о снятии с контроля этих исполнителей.

Снятие всех исполнителей с контроля
Кнопка "Всех" позволяет добавить в таблицу записи о снятии с контроля всех стоящих на контроле исполнителей.

Исправление даты снятия с контроля
Кнопка "Дата" позволяет исправить дату снятия с контроля для того или иного исполнителя.

Удаление записи
Кнопка "Удалить" позволяет удалить из таблицы запись о снятии с контроля того или иного исполнителя.
Снятие с контроля реализуется также с помощью акции "Принять" в документе "Отчет об исполнении".
После нажатия на акцию "Принять" в документе "Отчет об исполнении" в таблицу постановки на контроль в карточке резолюции (поручения) будет добавлена запись о снятии с контроля исполнителя, указанного в документе "Отчет об исполнении" в качестве автора исполнения.

Перенос срока исполнения
В стоящих на контроле резолюциях можно перенести установленный срок исполнения с помощью кнопки "Перенос срока".
Чтобы перенести срок нажмите на кнопку "Перенос срока" (откроется окно "Перенос срока исполнения"). В поле "Новый срок исполнения" установите дату (для этого нажмите на кнопку справа от поля и выберите дату в календаре).
В раскрывающемся списке выберите из классификатора причину переноса. Нажмите на кнопку "ОК".
На форме резолюции над таблицей контроля появится секция "История переносов срока исполнения", раскрыв которую, можно видеть полную историю переносов сроков исполнения.

Рисунок не приводится.





Приложение 9
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения

Отчет об исполнении документа, резолюции, поручения составляется исполнителем. При вводе отчета об исполнении задания указывается тип исполнения.
В СЭД предусмотрены следующие типы исполнения:
отчет об исполнении;
для информации.

Рисунок не приводится.

Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.
При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа исполнитель резолюции (поручения), владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.





Приложение 10
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Исполнение документа, резолюции, поручения

Если документ в целом, резолюция, поручение поставлены на контроль, их исполнение обязательно отмечается делопроизводителем или контролером. Причиной этого может служить отчет об исполнении (на карточке документа, резолюции или поручения).
Если резолюция или документ не стоят на контроле, в СЭД предусмотрена возможность их автоматического исполнения. Для работы этого механизма необходимо, чтобы для резолюции или документа был задан ответственный исполнитель.
СЭД настраивается одним из возможных способов:
либо пользователь при создании документа или резолюции явно задает ответственного исполнителя, выбирая его из общего числа исполнителей (если никто не выбран, то ответственным СЭД выбирает первого из списка);
либо такой выбор настройками СЭД не определен и ответственным исполнителем автоматически считается первый исполнитель в списке.
Если документ или резолюция не стоят на контроле, они называются неконтрольными. Резолюция считается неконтрольной, если ни один из ее исполнителей не стоит на контроле.
Для неконтрольных документов и резолюций действуют следующие механизмы исполнения:

если ответственный исполнитель по резолюции создает отчет типа "Отчет об исполнении", но не типа "Для информации", резолюция автоматически отмечается как исполненная (приложение № 8 к регламенту);
если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные, вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная;
если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные и если документ в целом не поставлен на контроль, документ также отмечается как исполненный.





Приложение 11
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Подписание документов с использованием электронной подписи
и проверка электронной подписи

Для работы с электронной подписью (далее - ЭП) требуются установка криптографического программного обеспечения, выполнение дополнительных настроек системы и выпуск сертификатов.
ЭП может быть сформирована:
1. В карточке документа:
при подписи исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов;
при заверении содержания входящих документов и обращений граждан.
2. В карточке резолюции - при сохранении карточки резолюции по входящим, внутренним документам и обращения граждан.
3. В карточке поручения:
при сохранении карточки поручения по организационно-распорядительным документам;
при сохранении карточки самостоятельного поручения.
4. В карточке исполнения:
при сохранении карточки исполнения по входящим, внутренним и организационно-распорядительным документам;
при сохранении карточки исполнения резолюций по входящим, внутренним документам и обращениям граждан;
при сохранении карточки исполнения поручений по организационно-распорядительным документам;
при сохранении карточки исполнения самостоятельных поручений.
5. В карточке листа согласования - после начала процесса согласования.
В визе по согласованию - при сохранении визы участником согласования.
В карточке листа ознакомления - после начала процесса ознакомления.
В ответе по ознакомлению - при сохранении ответа участником ознакомления
При формировании ЭП появляется диалоговая форма с перечнем подписываемой ЭП информации.

Рисунок не приводится.

После подтверждения в документе формируется ЭП. В документах, подписанных ЭП, отображается пиктограмма.
Для проверки подписи необходимо нажать на пиктограмму. Откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.
На диалоговой форме отображаются результат проверки подписи, а также информация о сотруднике, подписавшем документ ЭП, информация о типе подписи, дате и времени подписания, информация о сертификатах и перечень подписанных ЭП полей.

Рисунок не приводится.

Если необходимо результат проверки ЭП можно распечатать, нажав на кнопку "Печать".
В случае если подпись неверна, на диалоговой форме отображается статус "Отсутствует верная подпись", пиктограмма "!" и доступна кнопка "Дополнительная информация".

Рисунок не приводится.

При нажатии на кнопку "Дополнительная информация" появляется сообщение о причине неуспешной проверки подписи.

Рисунок не приводится.

Если для сотрудника включена настройка "Автоматическая проверка подписи при открытии документа", проверка подписи будет осуществляться при открытии подписанного ЭП документа. Если подпись верна, то при открытии документа никаких сообщений не возникнет. В случае если подпись неверна, откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.
В случае если включена настройка "Отображать диалог проверки при верной подписи", то после открытия подписанного ЭП документа в любом случае отобразится диалоговая форма с результатом проверки подписи.
Для повторного просмотра результат проверки подписи требуется нажать на пиктограмму.





Приложение 12
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отнесение документа в дело и его хранение в архиве

Любой документ может быть добавлен (отнесен) в открытое дело (информация об этом вносится в карточку документа, там же отображается информация о делах, в которые отнесены ответные документы: резолюции, исполнение и т.д.).
Впоследствии документ, отнесенный к делу, может быть изъят из дела (возвращен).
Документ также может быть сдан в архив (место хранения указывается в карточке документа).

Рисунок не приводится.





Приложение 13
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Учет передачи экземпляров

СЭД позволяет вести учет передачи сотрудникам экземпляров документа. При этом для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров. В журнале передачи экземпляров отмечается вся история передачи экземпляра: кому из сотрудников и когда был впервые передан данный экземпляр, когда возвращен, кому вновь передан и т.д.

Рисунок не приводится.

После того, как хотя бы для одного экземпляра создан журнал передачи экземпляров, в карточке документа появляется специальный раздел, в котором для каждого журнала отображается последняя запись.





Приложение 14
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Поиск документов

Поиск по спискам документов
Представления баз данных или списки документов отбирают документы по различным наборам параметров. В списки "Журналы регистрации" отбираются только зарегистрированные документы, в списки "Проекты" - только проекты документов.

Поиск по сортированной колонке
Каждый список содержит первую сортированную колонку, соответствующую названию списка. Например, "Журнал регистрации/по дате" сортирует документы по дате регистрации - чем более старая дата, тем ниже документ в списке.
Некоторые списки группируют документы по одинаковому значению сортированной колонки. Это дает удобство свернуть все группы (категории) и развернуть одну из интересующих, чтобы в раскрытой группе найти нужный документ.
Некоторые списки содержат кроме первой сортированной колонки дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой колонки, то список будет пересортирован по этой колонке.

Рисунок не приводится.

Для поиска документа по значению в сортированной колонке (в том числе после пересортировки) необходимо установить курсор на любую строку списка и набрать на клавиатуре первые символы искомого реквизита документа, проконтролировать введенные значения в появившемся окне и нажать клавишу "Enter".
Если в списке есть хотя бы один документ, у которого в сортированной колонке такое начало строки, то курсор установится на первый найденный документ, а в строке состояния клиента Lotus Notes (нижняя строка окна) отобразится "Найден" с повтором набранных на клавиатуре символов.
Если по запросу ничего найдено не будет, то в строке состояния клиента Lotus Notes отобразится "Не найден" с повтором набранных символов.
Если по запросу ничего найдено не было, но есть убежденность в том, что такой документ существует, то причиной отрицательного результата поиска может быть одна из следующих причин:
искомый реквизит не является содержанием текущей сортированной колонки открытого списка;
пользователь не имеет доступа к документу;
набор символов был сделан с ошибкой, например, вводится фамилия с лишними символами ("Петрову" вместо "Петров");
список не обновлен - нажмите на клавиатуре кнопку F9 или на перекрестие списка документов.

Рисунок не приводится.

Поиск по образцу
Для поиска документа в списке по любому реквизиту в клиенте Lotus Notes есть окно поиска по образцу.

Рисунок не приводится.

В этом способе поиска можно искать по полному слову или по его началу. Для поиска по началу слова нужно в конце добавить символ *. Если набрано слово, равное полному слову, но еще добавлен символ *, то искаться будут документы, у которых есть окончание, например "Петров*" найдет документы со словом "Петрова", а документы со словом "Петров" уже не найдет.

Поиск по форме
В базах данных есть возможность искать документы по набору реквизитов, для чего нужно использовать кнопку "Поиск по форме"
Поиск по форме позволяет искать документы, резолюции и отчеты об исполнении, для чего в верхней части формы есть соответствующий переключатель.

Рисунок не приводится.

При поиске среди документов форма предоставляет возможность указать набор критериев, одновременно присутствующих в разных реквизитах документа, а также содержащихся в содержательной части документа.
В нижней части формы под словами "Условие поиска" можно выбрать принцип сочетания поиска по набору реквизитов и поиска по любому полю, включая содержательную часть документа.
Если выбрать "ИЛИ", то поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем по запросу из поля "В любом поле содержится" и суммарный список документов будет выведен в результаты поиска.
Если выбрать "И", то поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем по запросу из поля "В любом поле содержится" и пересечение результирующих списков будет выведено как результат поиска по форме.
Если в поле "В любом поле содержится" введены какие-то слова, то поиск будет выполняться по этой цепочке слов в любом поле документа, включая файловые вложения неграфического формата. При включенном признаке "искать только в содержании" набранная строка поиска будет искаться только в файлах вложений.
Результаты поиска отображаются в виде списка со ссылками, кликнув два раза на которые можно открыть найденный документ. По списку найденных документов можно построить отчет по заранее подготовленному шаблону из базы данных "Центр отчетов", для чего нужно нажать кнопку "Отчет по найденным".

Рисунок не приводится.





Приложение 15
к регламенту
по организации электронного
документооборота и автоматизации
делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Описание видов связей между документами

Связь - информация о том, что данный документ имеет смысловую связь с другими документами текущей или других баз данных. Связь устанавливается пользователем вручную или создается автоматически в процедурах системы.
Информация о связях документа с другими документами вводится и отображается на закладке "Связи". В списках "От документа" и "На документ" отображаются соответственно связи, направленные от документа к другому документу (например, связи вида "В ответ на"), и связи, направленные к документу от другого документа (например, связи вида "Ответ").
Связь "От документа" обычно наиболее часто устанавливаемая связь, так как устанавливается от текущего документа на ранее внесенные в систему (если документы расположить по оси времени по дате их ввода в систему, то более ранние будут слева, поэтому связь и обозначается стрелкой влево). Связь "На документ" обычно устанавливается как обратная связь, автоматически при установке связи "От документа". К примеру, связь "Отменяет" имеет обратную связь "Отменен".

Рисунок не приводится.

Ввод информации о связях документа с другими документами
Чтобы ввести информацию о связи или нескольких связях нажмите на кнопку "Добавить". Откроется окно "Добавление связей".
Ввод информации о связи (связях) документа с другим документом (документами) может быть выполнен двумя способами:
Выбор одного или нескольких связанного документа из базы данных
Для этого:
1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).
2. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи. Откроется окно выбора документа.
3. Щелчком мыши выберите один или несколько документов.
4. Нажмите на кнопку "ОК".

Рисунок не приводится.

Выбор базы данных и типа связи

Рисунок не приводится.

Выбор связанных документов из базы данных
Поиск связанного документа из базы данных.
Для этого:
1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).
2. Выберите тип поиска "Полнотекстовый поиск".
3. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.
4. Откроется окно ввода поискового запроса по полю, заданному в настройках для данного типа связи выбранной пары баз данных (текущей и выбранной).
5. Выберите, где будет выполняться поиск - по любому полю или конкретному, заданному настройками выбранного типа связи.
6. Введите запрос.
7. Из списка найденных документов щелчком мыши выберите один или несколько документов.
8. Нажмите на кнопку "ОК"

Рисунок не приводится.

Поиск связанного документа из базы данных
Произвольный ввод номера и даты связанного документа.
Для этого:
1. Нажмите на кнопку вручную. Окно "Добавление связей" приобретет следующий вид. Чтобы вернуться к выбору документов из базы данных, нажмите на кнопку из базы данных.
2. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.
3. Введите данные в следующих полях:
вид документа (вводится с клавиатуры);
номер документа (вводится с клавиатуры);
дата документа (чтобы задать дату, нажмите на кнопку 16 и выберите дату в календаре);
комментарий (вводится с клавиатуры).
4. Нажмите на кнопку "ОК".

Рисунок не приводится.

Произвольный ввод параметров связанного документа
Установленные связи отображаются на закладке "Связи" (их распределение по спискам "От документа" и "На документ" происходит автоматически). Информация об установленной связи хранится вместе с документом (в той же базе данных, что и документ).





Приложение № 2
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 5 марта 2013 г. № 174-п

Регламент
применения электронной подписи в электронном
документообороте в органах исполнительной власти
Оренбургской области

I. Общие положения

1. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) разработан в соответствии с:
постановлением Правительства Оренбургской области от 4 июля 2011 года № 550-п "Об использовании электронной подписи в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области";
Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;
документацией на систему электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia версии 3.5.
Регламент устанавливает требования и условия определения юридической значимости электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).
2. Целью регламента является переход с бумажного документооборота на юридически значимый электронный документооборот между органами исполнительной власти.
В качестве системы электронного документооборота (СЭД) используется система CompanyMedia версии 3.5, в которой предусмотрено использование средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), внешних по отношению к программному обеспечению Lotus Notes/Domino, на базе которого разработана система.
СКЗИ в СЭД применяются для работы с электронной подписью (далее - ЭП).
3. Регламент распространяется на организацию работы с электронными документами (далее - ЭД), включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и их хранение.
Правила и порядок работы с ЭД, установленные настоящим регламентом, обязательны для исполнения всеми работниками органов исполнительной власти, которые несут ответственность за надлежащее выполнение требований регламента.
Ответственность за надлежащую организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, качественную подготовку и своевременное исполнение документов несут руководители органов исполнительной власти.
Правила и порядок работы с ключевой информацией (порядок выдачи и отзыва сертификатов ключей ЭП пользователей, порядок ведения реестра пользователей удостоверяющего центра, обязанности организации и пользователей удостоверяющего центра, плановая смена криптографических ключей в СЭД, порядок разрешения конфликтных ситуаций) определяются постановлением Правительства Оренбургской области от 4 июля 2011 года № 550-п "Об использовании электронной подписи в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области".

II. Термины и определения, используемые в регламенте

4. В регламенте используются следующие термины и определения:
администратор информационной безопасности СЭД (администратор АИБ) - ответственный за информационную безопасность или лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения эксплуатации программно-технических средств автоматизированного рабочего места обмена электронными документами и взаимодействия с уполномоченным органом исполнительным власти по использованию ЭП (далее - уполномоченный орган) по вопросам обмена ЭД, осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;
адресат - получатель корреспонденции;
внутренние документы - документы, создаваемые в органах исполнительной власти и не имеющие распорядительный характер;
входящие документы - документы, поступившие в органы исполнительной власти из сторонних организаций;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив;
делопроизводители - работники, обеспечивающие процесс ведения делопроизводства, то есть создание, регистрацию, заверение, копирование, рассылку, прием, отправку, хранение и поиск документов;
закрытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, предназначенная для формирования ЭП электронного документа;
идентификационный файл пользователя (ID-файл пользователя) - файл или набор файлов, содержащих данные для аутентификации пользователя в СЭД;
исполнители - работники органов исполнительной власти, ответственные за подготовку документа и ведение вопроса, поставленного в документе;
исходящие документы - документы, создаваемые самостоятельными структурными подразделениями органов исполнительной власти для отправки в сторонние организации;
ключи ЭП - совокупность закрытого и открытого ключей ЭП;
конфликтная ситуация - ситуация, при которой у участников ЭДО возникает необходимость разрешить вопросы признания или непризнания авторства и/или целостности электронных документов СЭД, обработанных средствами криптографической защиты информации;
корпоративная система электронного документооборота (КСЭД) - информационная система, в которой участники ЭД составляют ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы;
корпоративный электронный документооборот (КЭДО) - движение документов в электронном виде между структурными подразделениями органов исполнительной власти, в которых установлена и эксплуатируется СЭД, с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
корреспондент - отправитель корреспонденции;
криптографическая защита - защита данных СЭД при помощи их криптографического преобразования;
локальное рабочее место (ЛРМ) - комплекс программно-технических средств СЭД для обеспечения обмена электронными документами при информационном взаимодействии сотрудников. При наличии СКЗИ ЛРМ обеспечивает формирование и проверку ЭП электронного документа;
организационно-распорядительные документы (ОРД) - документы, созданные в органах исполнительной власти и имеющие распорядительный характер (приказы, распоряжения, указы и т.д.);
организация - орган исполнительной власти, участвующий в электронном документообороте с использованием ЭП;
открытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, которая используется для проверки ЭП электронного документа. Открытый ключ считается принадлежащим участнику ЭДО, если он был зарегистрирован (сертифицирован) в установленном порядке. Открытый ключ участника ЭДО является действующим на момент его применения, если он зарегистрирован (сертифицирован) и введен в действие. Открытый ключ участника ЭДО является недействующим на момент его применения, если он не зарегистрирован (не сертифицирован) или выведен из действия;
отправитель ЭД - должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которое само непосредственно направляет или от имени которого направляется ЭД;
получатель ЭД - должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которому ЭД направлен самим отправителем или от имени отправителя;
пользователь удостоверяющего центра - должностное лицо организации, уполномоченное приказом организации на использование ЭП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭП, позволяющим создавать ЭП в ЭД (подписывать ЭД);
проверка ЭП документа - проверка соотношения, связывающего хэш-функцию документа, подпись под этим документом и открытый ключ участника ЭДО, подписавшего документ. Если проверяемое с использованием СКЗИ соотношение оказывается выполненным, то подпись участника ЭДО признается правильной, а сам документ - подлинным, в противном случае документ считается ложным, а подпись под ним - недействительной;
регистрационно-контрольная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;
регистрационный номер документа - реквизит документа в виде цифрового или буквенного обозначения, присваиваемого документу при его регистрации;
регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного номера (индекса) и даты регистрации;
резолюция документа - указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа;
руководители - Губернатор Оренбургской области; первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике; заместитель председателя Правительства - руководитель представительства Оренбургской области при Правительстве Российской Федерации; заместитель председателя Правительства Оренбургской области по военно-патриотическому воспитанию и делам казачества; заместитель председателя Правительства - министр; руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета);
система электронного документооборота (СЭД) - система обмена документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием вычислительной техники, телекоммуникационных систем, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах криптографической защиты информации;
сектор информационной безопасности - подразделение, отвечающее за комплекс мероприятий и нормативно-правовую основу по защите информации от несанкционированного доступа и искажений;
сертификат открытого ключа - электронный документ с ЭП уполномоченного ключа удостоверяющего центра, который включает в себя открытый ключ ЭП. Служит для проверки ЭП документа, полученного от владельца соответствующего закрытого ключа, отправляемого владельцу соответствующего закрытого ключа;
средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение ЭП. СКЗИ могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментального средства, встроенного в базовое программное обеспечение СЭД. Не входит в состав прикладного программного обеспечения СЭД;
тип (назначение) подписи - определяется целью, с которой выполнено подписание документа или ролью подписывающего руководителя в процессе обработки документа (утверждающая, визирующая, заверяющая);
удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;
участник ЭДО - пользователь, работник организации, осуществляющий обмен информацией в электронной форме с использованием СЭД;
целостность электронного документа - свойство ЭД, заключающееся в его существовании в неискаженном виде (неизменном по отношению к некоторому фиксированному его состоянию);
электронный документ (ЭД) - запись в базе данных СЭД, которая соответствует установленному формату, подписанная ЭП и которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия ее содержания. Электронный документ, подписанный ЭП, открытый ключ которой зарегистрирован (сертифицирован) на имя участника ЭДО, считается подписанным им самим, если данным сотрудником не была предоставлена доверенность, подтверждающая предоставление указанных полномочий иному лицу;
электронный документооборот (ЭДО) - совокупность процессов формирования, движения (обмена) и использования ЭД в СЭД в соответствии с регламентом;
электронная подпись (ЭП) - реквизит ЭД, аналог собственноручной подписи участника ЭДО, представленный как результат криптографического преобразования электронного сообщения с использованием закрытого ключа ЭП, который позволяет пользователю открытого ключа ЭП установить целостность этого сообщения, а также владельца закрытого ключа ЭП. ЭП является неотъемлемой частью электронного документа.

III. Организационное обеспечение
электронного документооборота

Условия начала эксплуатации
электронного документооборота с применением ЭП

5. Для начала эксплуатации электронного документооборота (далее - ЭДО) с применением ЭП в органах исполнительной власти должен быть подготовлен и подписан приказ об организации электронного документооборота с использованием электронной подписи согласно приложению № 1 к настоящему регламенту.
В соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области осуществлены следующие действия:
направлено в удостоверяющий центр государственного бюджетного учреждения Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" (далее - УЦ ГБУ "ЦИТ") заявление на изготовление сертификата ключа подписи;
проведены мероприятия по подготовке к эксплуатации средств криптографической защиты информации;
на основании заявления на изготовление сертификата ключа подписи в соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области УЦ ГБУ "ЦИТ" обеспечивает участников ЭДО, персональными идентификаторами в виде ID-файла Lotus Notes (только при использовании клиента СЭД на базе Lotus Notes) и криптографическими ключами СКЗИ;
оформлен акт о переходе к электронному документообороту и делопроизводству с использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia (приложение № 2 к настоящему регламенту). С момента подписания акта сотрудникам запрещается осуществлять информационное взаимодействие и обмен документами на бумажных носителях вне рамок СЭД.
Ответственность за исполнение регламента возложена на руководителей органов исполнительной власти.

Обеспечение эксплуатации СЭД с применением ЭП

6. Обмен электронными документами между органами исполнительной власти в соответствии с регламентом, осуществляется в СЭД (основной вид информационного взаимодействия).
Если в ходе эксплуатации СЭД возникают временные перебои связи по техническим причинам, то на все время неработоспособности СЭД не допускается передача адресатам документов в бумажном виде или по электронной почте, если эти документы подлежат учету и хранению в СЭД. При этом все участники ЭДО должны быть уведомлены ГБУ "ЦИТ" о восстановлении работоспособности СЭД.
Информация о порядке работы в СЭД с использованием ЭП размещена в базе данных "СМ 3.5 Документация".
7. Ответственность за своевременное информирование ГБУ "ЦИТ" об изменениях состава участников ЭДО в подразделении и за изменение прав пользователей при работе в СЭД в подразделении несет его руководитель.
Порядок организации использования СКЗИ в СЭД определяется настоящим регламентом.
В случае каких-либо изменений в используемых телекоммуникационных каналах связи (передачи данных), изменения программного обеспечения электронной почты, адресов электронной почты, а также при замене криптографических ключей и/или вводе в действие дополнительных криптографических ключей сотрудник обязан уведомить ГБУ "ЦИТ" о произошедших изменениях.
8. Сотрудники вправе направлять электронные документы только со своих автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ) СЭД, указанных в заявлении на регистрацию пользователей удостоверяющего центра в реестре пользователей удостоверяющего центра.
Сотрудники - участники ЭДО обмениваются ЭД, направляя их на АРМ СЭД других участников ЭДО путем указания в реквизитах ЭД соответствующих данных (фамилий, названий подразделений, функциональных ролей), выбранных из справочника "Структура организации".
Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление функций своего представителя, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать УЦ ГБУ "ЦИТ" о данном факте путем направления в адрес УЦ ГБУ "ЦИТ" соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.

Обеспечение юридической значимости ЭП

9. С целью обеспечения авторства, целостности и конфиденциальности электронных документов при информационном взаимодействии сотрудников используется ЭП, вычисляемая и проверяемая с помощью СКЗИ, встроенных в программное обеспечение СЭД.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" используемые при информационном взаимодействии сотрудников ЭД, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, подписанными данными сотрудниками и скрепленными печатями (независимо от того существуют такие документы на бумажных носителях или нет).
10. После утверждения акта о переходе к электронному документообороту и делопроизводству с использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia всеми участниками ЭДО признается, что используемые в СЭД СКЗИ достаточны для обеспечения конфиденциальности электронных документов в ЭДО, а также подтверждения того, что электронный документ СЭД:
исходит от данного сотрудника (подтверждение авторства документа);
не претерпел изменений при обмене электронными документами в ходе информационного взаимодействия между сотрудниками (подтверждение целостности документа).
Подписание электронного документа (наложение ЭП) участником в ЭДО осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания электронных документов (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.
В случае если в одном ЭД содержатся несколько файлов, то с помощью ЭП подписывается как сам ЭД, так и все прикрепленные к электронной карточке документа файлы.

IV. Установка программного обеспечения
и поддержка участников системы

Установка программного обеспечения ЭДО

11. Все участники ЭДО должны иметь на своих рабочих местах текущую версию программного обеспечения для формирования и проверки ЭП, установленную в соответствии с эксплуатационно-технической документацией.
Установка текущей версии программного обеспечения для формирования и проверки ЭП производится сотрудниками ГБУ "ЦИТ".
После установки СКЗИ на рабочее место участника ЭДО проводится тестирование обмена ЭД с другими участниками ЭДО по программе, приведенной в настоящем регламенте.

Сопровождение СЭД

12. Техническое администрирование и поддержку функционирования СЭД, сопровождение программного обеспечения для формирования и проверки ЭП, поддержку справочников системы и консультирование пользователей обеспечивают сотрудники ГБУ "ЦИТ".
Вопросы актуализации перечня видов документов, документооборот которых осуществляется в электронном виде, возложены на аппарат Губернатора и Правительства Оренбургской области.

V. Участники электронного документооборота

Общие требования к участникам ЭДО

13. Сотрудники, имеющие закрепленные за ними персональные компьютеры с установленным программным обеспечением СЭД и СКЗИ, независимо от территориального расположения офиса, являются участниками ЭДО.
Состав лиц органов исполнительной власти, наделенных правом использования ЭП, определяется заявлением на изготовление сертификата ключа подписи в соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области, направленного руководителем органа исполнительной власти в адрес ГБУ "ЦИТ".
14. Процедура формирования ключей ЭП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи обеспечивается в соответствии с разделом VIII положения о порядке организации выдачи и отзыва ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области.
Все участники ЭДО относятся к пяти должностным категориям: руководитель, замещающий руководителя, исполнитель, делопроизводитель и администратор.

Основные участники ЭДО

15. Руководитель:
Губернатор Оренбургской области;
первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области;
вице-губернатор - заместитель председателя Правительства - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области;
вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике;
вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике;
заместитель председателя Правительства - руководитель представительства Оренбургской области при Правительстве Российской Федерации;
заместитель председателя Правительства Оренбургской области по военно-патриотическому воспитанию и делам казачества;
заместитель председателя Правительства - министр;
руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета).
16. Замещающий руководителя - штатный заместитель руководителя или другой сотрудник, назначенный руководителем для замещения на время его отсутствия.
17. Исполнитель - сотрудник структурного подразделения.
18. Делопроизводитель - делопроизводитель структурного подразделения, отдела по работе с обращениями граждан, делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти.
19. Администратор информационной безопасности СЭД - уполномоченный сотрудник ГБУ "ЦИТ".
20. Администратор СЭД - уполномоченный сотрудник ГБУ "ЦИТ".

Основные права участников ЭДО

21. Участник ЭДО каждой категории выполняет свой набор функций при работе в СЭД с использованием ЭП:
а) руководитель и замещающий руководителя:
участие в согласовании проекта документа (визирование);
подписание документа (утверждение документа);
выдача резолюций и поручений по документам, подотчетных данному руководителю, и поручений без документов ("устных поручений");
создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;
б) исполнитель:
направление проектов документов на согласование;
участие в согласовании проекта документа (визирование);
участие в ознакомлении с документом;
создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;
в) делопроизводитель структурного подразделения:
направление проектов документов на согласование;
заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов в Notes-клиенте);
выдача резолюций и поручений по документам и поручений без документов ("устных поручений"), если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;
создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов, если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;
направление документов на ознакомление;
г) делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан:
заверение образа зарегистрированных обращений граждан в Notes-клиенте;
выдача резолюций по обращениям граждан;
создание отчетов об исполнении резолюций по обращениям граждан;
направление обращений граждан на ознакомление;
д) делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти:
заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов в Notes-клиенте);
выдача резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и организационно-распорядительных документов) и поручений без документов ("устных поручений");
создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и организационно-распорядительных документов) и по поручениям без документов;
направление проектов документов на согласование (для исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов);
направление документов на ознакомление (для входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов).
Администрирование СЭД разделяется на решение задач управления ключевой информацией, предназначенной для ЭП, и задач прикладного администрирования СЭД (системное и предметное администрирование СЭД);
е) администратор информационной безопасности (АИБ):
ведение реестра пользователей удостоверяющего центра;
ведение реестра органов исполнительной власти, участвующих в электронном документообороте с использованием ЭП;
формирование поручений удостоверяющему центру на изготовление, выдачу и отзыв ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;
составление и своевременное обновление списка аннулированных (отозванных) сертификатов;
согласование сроков окончания действия ключей ЭП, сертификатов пользователей удостоверяющего центра и обеспечение их своевременной замены;
организация смены ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;
создание экспертной комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций в сфере использования ЭП, связанных с подтверждением авторства и/или подлинности ЭД, заверенных ЭП пользователя удостоверяющего центра;
выполнение настроек (политик) подписи, необходимых для применения СКЗИ;
ж) системный администратор СЭД:
установка ПО СЭД на серверах и АРМ;
настройка и мониторинг работы серверных агентов;
установка прав доступа пользователей по работе с базами данных СЭД;
создание новых баз данных СЭД;
з) предметный администратор СЭД:
ведение системных справочников;
настройка прав пользователей по замещению, по регистрации документов, по получению уведомлений;
сопровождение пользователей.

VI. Порядок организации использования ЭП

Организация ЭДО в подразделениях

22. Ответственность за организацию ЭДО с ЭП в органе исполнительной власти и делегирование работникам полномочий, связанных с использованием ЭП, несет руководитель органа исполнительной власти.
Подписанные с помощью ЭП ЭД не требуют направления документа на бумажном носителе адресатам, являющимся пользователями СЭД.
Ответственность за корректность и полноту регистрации электронных документов несет секретарь руководителя подразделения или лицо, исполняющее его функции.

Общие требования к подписанию ЭП

23. Регистрация документа в СЭД происходит через создание электронной регистрационно-контрольной карточки (формы) документа, состоящей из реквизитов (формальная часть документа) и содержательной части (текст и файлы).
Содержание документа подписывается ЭП руководителя или уполномоченного лица (замещающего руководителя в СЭД) указанным в карточке лицом, подписывающим документ.
В случае необходимости предварительного (до подписания) визирования проекта документа он направляется на электронное согласование в соответствующие подразделения и/или соответствующим руководителям. При этом участникам процесса направляется не сам ЭД, а лист согласования, автоматически созданный ЭД, в котором повторяется содержательная часть исходного ЭД, подписанная ЭП инициатора и в котором указываются участники процесса.
24. Подписание документа производится в обязательном режиме, если для данного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП. Если участник ЭДО указан в ЭД как подписывающий, но не может успешно подписать ЭД с помощью ЭП, то такой документ не получает статус подписанного.
25. Согласование документа производится при наличии условий использования ЭП - если для согласуемого вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП, если рабочее место участника ЭДО оборудовано СКЗИ, если сертификат участника ЭДО является действующим, то ЭП на Листе согласования или на визе применяется. Иначе лист согласования и виза сохраняются без ЭП.
26. Ознакомление с документом производится при наличии условий использования ЭП - если для конкретного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП и если рабочее место участника ЭДО оборудовано СКЗИ, и если сертификат участника ЭДО является действующим, то ЭП на листе ознакомления или на визе применяется. Иначе лист ознакомления и виза сохраняются без ЭП.

VII. Статус электронных документов

27. Статус электронных документов определяется законодательством Российской Федерации.
В рамках СЭД документ, подписанный ЭП, считается аналогом документа на бумажном носителе.
Все экземпляры электронного документа, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу.
28. Бумажная копия электронного документа, подписанного ЭП имеет равную юридическую силу с соответствующим электронным документом, если бумажная копия электронного документа, подписанного ЭП, заверена собственноручной подписью владельца сертификата открытого ключа ЭП или заверена уполномоченным лицом с проставлением штампа "Заверен ЭП" с указанием реквизитов владельца ЭП, реквизитов и собственноручной подписи уполномоченного лица.
Уполномоченное лицо, заверившее бумажную копию электронного документа, подписанного ЭП, отвечает за правильность проведения процедур проверки ЭП электронного документа.

VIII. Подтверждение подлинности электронного документа

29. Программное обеспечение СЭД имеет встроенные средства идентификации и подтверждения подлинности участника ЭДО и гарантирует соответствие открытых ключей ЭП, использованных при проверке подписи электронного документа, закрытому ключу пользователя, использованному при подписании.
Подписание электронного документа (наложение ЭП) участником в СЭД осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания электронных документов (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.
В случае если в одном электронном документе содержатся несколько файлов, то с помощью ЭП подписывается как сам электронный документ, так и все прикрепленные к электронной регистрационно-контрольной карточке документа файлы.
ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление своих функций, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать ГБУ "ЦИТ" о данном факте путем направления в адрес ГБУ "ЦИТ" соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.
Сертификат ключа подписи, относящийся к данной ЭП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии заверения времени наложения ЭП.
Заверение времени наложения ЭП производится путем подписания электронного документа на специально предназначенном для этого ключе.

IX. Архив электронных документов


31. Электронные документы хранятся в базах данных СЭД оперативного доступа в течение трех лет в режиме текущего делопроизводства для осуществления возможности поиска, отметки об исполнении, снятия с контроля и т.д.
После принятия решения о завершении использования тех или иных электронных документов в режиме текущего делопроизводства они могут быть перенесены в электронный архив с сохранением возможности получения к ним оперативного доступа, хотя бы на чтение.
Документы, хранящиеся в электронном архиве и имеющие ЭП, должны быть обеспечены функциональностью проверки этих ЭП наравне с функциональностью проверки ЭП на документах, находящихся в оперативной работе.

X. Тестирование обмена электронными документами

32. После завершения установки и настройки программного обеспечения СЭД и СКЗИ, формирования ключевой информации и получения сертификата открытого ключа ЭП участники ЭДО с ЭП должны провести проверку работоспособности обмена ЭД с ЭП. Для этого:
а) участник ЭДО должен создать в базе данных "Внутренние документы" тестовый внутренний документ, адресованный ГБУ "ЦИТ", за своей подписью и с местом регистрации документа по умолчанию (согласно его настройкам СЭД как участника ЭДО). В поле "Заголовок" необходимо указать "Проверка ЭП", в поле "Файлы" прикрепить файл;
б) участник ЭДО подписывает документ ЭП и направляет его на регистрацию. После получения уведомления делопроизводитель места регистрации должен зарегистрировать документ, после чего будет создано уведомление адресату - в ГБУ "ЦИТ".
При получении уведомления о поступлении тестового документа работник ГБУ "ЦИТ" создает карточку отчета об исполнении документа и устанавливает признак "Отправлять уведомление" для информирования участника ЭДО о завершении цикла тестирования.
Любые электронные документы, полученные средствами СЭД, в поле "Заголовок" документа или "Тема" сообщения, в которых указано "Проверка ЭЦП", рассматриваются участниками ЭДО как тестовые документы и к исполнению не принимаются.

XI. Прием-передача и обработка электронных документов в СЭД

33. Все типы документов, определенные регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia, создаются, передаются и исполняются участниками ЭДО только в рамках СЭД. Запрещается осуществлять информационный обмен документами указанных типов вне рамок СЭД. Ответственность за исполнение данного положения лежит на руководителях органов исполнительной власти.
Создание, прием-передача, обработка электронных документов участниками ЭДО осуществляются в соответствии с требованиями, определенными в настоящем регламенте, и в сроки, установленные типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области.

XII. Порядок обработки электронных документов

34. Первичная обработка ЭД, направленных участнику ЭДО (проверка ЭП электронного документа, полученного от участника ЭДО), может осуществляться в СЭД автоматически или по команде участника ЭДО.
В случае направления ЭД из другой организации, где установлена СЭД, ЭД сначала копируется в специальную базу данных СЭД "Шлюз", где подписывается с помощью ЭП на ключе сервера организации отправителя ЭД, далее передается между серверами посредством репликации базы данных "Шлюз" в организацию, получающую ЭД.
В организации, куда был отправлен ЭД, на сервере СЭД производится первичная обработка поступившего ЭД. В случае успешного завершения процедуры проверки ЭП электронного документа производится копирование ЭД из базы данных "Шлюз" в требуемую прикладную базу данных СЭД. Если ЭД, включая файлы, присоединенные к нему, имеют неверную ЭП, то дальнейшая обработка данного ЭД приостанавливается, а администратор СЭД получает почтовое извещение о нарушении в процедуре приема ЭД и извещает об этом администратора СЭД организации, отправившей ЭД, для устранения причины сбоя и организации повторной передачи ЭД.
35. Получатель ЭД автоматически информируется СЭД о факте получения ЭД. Для направленных документов из другой организации таким получателем является делопроизводитель места регистрации подразделения адресата. Полученные документы после их рассмотрения регистрируются и автоматически средствами СЭД направляются адресатам, указанным в документе.
В случае отправления ЭД из той же организации этот ЭД не подвергается переносу из одной базы данных в другую, а происходит добавление в список имеющих право чтения ЭД участника ЭДО, указанного в ЭД как адресата или исполнителя. Участник ЭДО узнает о поступлении ему ЭД по уведомлению, сформированному СЭД в соответствии с настройками, указанными в системном справочнике "Структура организации".
По уведомлению происходят открытие и первичная обработка ЭД участником ЭДО. ЭП проверяется вручную, по команде участника ЭДО.
Если сам ЭД или часть файлов, присоединенных к нему, имеют неверную ЭП, то дальнейшая обработка данного ЭД участником ЭДО должна быть приостановлена.
Для удобства чтения текста документа участник ЭДО может вывести ЭД на печать (отображение копии ЭД в бумажной форме).
36. В случае если участник ЭДО не смог осуществить первичную обработку электронного документа, то он обязан уведомить об этом отправителя в письменной форме или устной по телефону. По просьбе участника ЭДО отправитель, допустивший некорректность ЭД, после получения информации о непринятии ЭД к исполнению незамедлительно повторно направляет другой стороне исправленный ЭД.
После первого открытия ЭД участником ЭДО, получившим этот ЭД, СЭД фиксирует в ЭД информацию о дате и времени этого события как протокол начала работы с ЭД (получение ЭД).

XIII. Перечень и форматы подписываемых ЭД в СЭД

Типы подписываемых ЭД

37. Участники ЭДО могут подписывать в СЭД с помощью ЭП следующие типы электронных документов:
документ - представлен в СЭД через регистрационно-контрольную карточку документа с отдельно хранящимся содержанием в виде электронного оригинала (в случае его наличия);
лист согласования документа - представлен через карточку листа согласования;
виза - мнение согласующего, представленное в СЭД виде ответного электронного документа к листу согласования;
лист ознакомления документа - представлен через карточку листа ознакомления;
виза - мнение участника ознакомления, представленное в СЭД виде ответного электронного документа к листу согласования;
поручение - "устное" поручение, представленное через карточку поручения;
поручение по поручению - перепоручение, представленное через такую же карточку поручения, как и поручение, но являющейся ответным электронным документом к вышестоящему поручению;
резолюция/поручение по документу - представлена в СЭД через карточку резолюции/поручения, являющейся ответным электронным документом к карточке документа;
резолюция/поручение по резолюции/поручению - перепоручение, представленное через такую же карточку резолюции/поручения, что резолюция/поручение по документу, является ответным электронным документом или к карточке документа или к карточке вышестоящей резолюции/поручения;
исполнение резолюции/поручения - представлено в СЭД через карточку исполнения резолюции/поручения, являющейся ответным электронным документом к карточке резолюции/поручения.
38. Подписание производится при выполнении следующих операций в СЭД:
документ - при заверении образа документа делопроизводителем. Подписываются поля "Текст" и "Файлы" (раздел "Содержание") и поля регистрационной контрольной карточки, определенные для каждого вида документа;
лист согласования документа - при начале процедуры согласования инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и файлы), скопированные в лист согласования;
виза - при сохранении визирующим визы (без статуса "черновик"). Подписываются поля содержания документа из листа согласования (текст и файлы), поля содержания версии документа (текст и файлы), предложенной визирующим, мнение визирующего (согласен/не согласен/согласен с замечаниями);
лист ознакомления документа - при начале процедуры ознакомления инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и файлы), скопированные в лист ознакомления;
резолюция или поручение - подписывается автором резолюции или поручения при каждом сохранении карточки резолюции или поручения. Подписываются поля текста резолюции или поручения, срока и Ф.И.О. исполнителей;
отчет об исполнении резолюции/поручения - подписывается автором отчета в момент сохранения карточки отчета при каждом сохранении. Подписываются поля текст отчета и информационные материалы отчета (текст и файлы).

Подписание и проверка подписи при согласовании

39. При подписании листа согласования в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:
реквизиты, идентифицирующие инициатора согласования;
содержание согласуемого документа.
При подписании визы в ней должны присутствовать следующие подписываемые данные:
реквизиты, идентифицирующие визирующего;
мнение визирующего;
комментарии визирующего к своему мнению.
Проверка подписи листа согласования и визы выполняется вручную по инициативе пользователя.

Подписание и проверка подписи при ознакомлении

40. При подписании листа ознакомления в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:
реквизиты, идентифицирующие инициатора ознакомления;
содержание документа, отправляемого на ознакомление.
При подписании визы в ней должны присутствовать следующие подписываемые данные:
реквизиты, идентифицирующие визирующего;
мнение визирующего;
комментарии визирующего к своему мнению.
Проверка подписи листа ознакомления и визы выполняется в "ручном" режиме по инициативе пользователя.

Подписание и проверка подписи документа

41. Карточка документа может быть подписана как утверждающим типом, так и заверяющим типом подписи.
Утверждающая подпись выполняется подписывающим в момент подписания документа (внутреннего, исходящего, организационно-распорядительного).
Заверяющая подпись для документов (за исключением внутренних документов) выполняется делопроизводителем после регистрации документа, в случае, если при утверждении документа в нем отсутствовали реквизиты регистрации или в случае регистрации входящего документа.
Подписи сохраняются в отдельном поле документа. При этом в документе храниться только одна из подписей, последняя по времени подписания.
42. При утверждении документа в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:
вид документа;
идентифицирующие реквизиты подписывающего лица;
содержательная часть документа.
43. При заверении документа в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:
вид документа;
содержательная часть документа.
Проверка подписей документа выполняется вручную по инициативе пользователя.
Проверка подписей документа может выполняться любым пользователем СЭД, имеющим право чтения документа.
Утверждающая подпись может быть отменена подписывающим до момента регистрации документа.





Приложение 1
к регламенту
применения электронной подписи
в электронном документообороте
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

ПРИКАЗ

__________________________ № ______________

Об организации электронного документооборота
с использованием электронной подписи

В целях организации электронного документооборота и единого порядка
работы сотрудников ________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
с электронными документами приказываю:
1. Признать правомерным электронный обмен документами, подписанными
электронной подписью, между сотрудниками
___________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
2. Электронный документооборот производить в соответствии с регламентом
применения электронной подписи в электронном документообороте в органах
исполнительной власти Оренбургской области, утвержденным постановлением
Правительства Оренбургской области от ________________ № ____________.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________
__________________________________________________________________________.
4. Приказ вступает в силу со дня его подписания.

__________________________ ______________ ___________________________
(должность руководителя (подпись) (инициалы, фамилия)
органа исполнительной власти)





Приложение 2
к регламенту
применения электронной подписи
в электронном документообороте
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Акт

№ ___________ г. Оренбург "____" __________ 20__ г.

О переходе к электронному документообороту
и делопроизводству с использованием
электронной подписи в соответствии с регламентом
применения электронной подписи в электронном
документообороте в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Настоящий акт составлен в том, что в __________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование органа исполнительной власти)
осуществлен переход к электронному документообороту и делопроизводству с
использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения
электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной
власти Оренбургской области, утвержденным постановление Правительства
Оренбургской области от ________ № _________, с "_____" ___________ 20__ г.
Акт составлен в 3-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

От органа От службы От ГБУ "ЦИТ"
исполнительной власти информационной
безопасности
_____________________ ____________________ ___________________





Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 5 марта 2013 г. № 174-п

Соглашение № _______________
о взаимодействии сторон при организации системы
электронного документооборота с применением
электронной подписи

г. Оренбург "____" ____________ 20__ г.

Администрация ________________________________________________________,
(наименование муниципального образования)
в лице главы _____________________________________________________________,
(наименование должности, Ф.И.О.)
действующего на основании устава, с одной стороны, и государственное
бюджетное учреждение Оренбургской области "Центр информационных технологий
Оренбургской области" (далее - ГБУ "ЦИТ"), в лице директора Пазухина А.В.,
действующего на основании устава, с другой стороны, именуемые в дальнейшем
"стороны", заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

I. Предмет соглашения

1. Предметом настоящего соглашения является взаимодействие сторон при организации юридически значимого электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Оренбургской области.

II. Обязанности сторон

2. Администрация муниципального образования обязана:
назначить лицо, ответственное за организацию работ в системе электронного документооборота, с информированием ГБУ "ЦИТ".
3. ГБУ "ЦИТ" обязано:
обеспечивать бесперебойное функционирование системы электронного документооборота;
оказывать техническую и консультационную поддержку пользователям системы;
обеспечивать ключами электронной подписи.

III. Срок действия соглашения

4. Соглашение вступает в силу с момента подписания сторонами и действует до ____________.
5. Соглашение считается пролонгированным, если ни одна из сторон письменно не заявила о намерении прекратить действие настоящего соглашения.

IV. Порядок рассмотрения споров

6. Разногласия и противоречия, возникающие при исполнении настоящего соглашения, решаются путем переговоров. Спорные вопросы разрешаются сторонами в соответствии с действующим законодательством.

От администрации От ГБУ "ЦИТ"
_________________________ _____________ А.В. Пазухин
"____" __________ 201_ г. "____" __________ 20__ г.


------------------------------------------------------------------