Постановление Правительства Оренбургской области от 10.09.2013 N 756-п "Об эффективности работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области" (вместе с "Регламентом работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области", "Заявкой на перерегистрацию электронной почты")
ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 сентября 2013 г. № 756-п
Об эффективности работы электронной почты органов
исполнительной власти Оренбургской области
В целях повышения эффективности работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области:
1. Утвердить регламент работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) согласно приложению № 1.
2. Рекомендовать:
2.1. Органам исполнительной власти Оренбургской области - абонентам электронной почты в течение 3-х месяцев со дня подписания настоящего постановления пройти перерегистрацию почтовых ящиков в государственном бюджетном учреждении Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" с подачей заявки согласно приложению № 2.
2.2. Законодательному Собранию Оренбургской области и органам местного самоуправления Оренбургской области при подключении к почтовому серверу органов исполнительной власти Оренбургской области руководствоваться регламентом.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на исполняющего обязанности директора департамента информационных технологий Оренбургской области Засинца И.Д.
4. Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Губернатор
Оренбургской области
Ю.А.БЕРГ
Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 10 сентября 2013 г. № 756-п
Регламент
работы электронной почты органов исполнительной власти
Оренбургской области
I. Общие положения
1. Регламент работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) определяет порядок работы электронной почты органов исполнительной власти Оренбургской области и разработан с целью организации бесперебойной работы и эффективного использования электронной почты.
2. Положения настоящего регламента обязательны для исполнения всеми пользователями электронной почты. Все вновь подключаемые к электронной почте пользователи должны быть ознакомлены с положениями настоящего регламента.
3. Бесперебойное функционирование почтового сервера обеспечивается специалистами государственного бюджетного учреждения Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" (далее - ГБУ "ЦИТ").
4. Настоящий регламент не определяет порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте.
II. Основные понятия и сокращения
В настоящем регламенте используются следующие понятия и сокращения:
электронная почта - технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений по распределенной (в том числе глобальной) компьютерной сети;
почтовый клиент - программное обеспечение, устанавливаемое на компьютере пользователя и предназначенное для получения, написания, отправки и хранения сообщений электронной почты одного или нескольких пользователей (в случае, например, наличия нескольких учетных записей на одном компьютере) или нескольких учетных записей одного пользователя;
TCP/IP - набор сетевых протоколов разных уровней модели сетевого взаимодействия OSI, используемых в сетях;
протокол передачи данных - стандарт, описывающий правила взаимодействия функциональных блоков при передаче данных;
порт - параметр протоколов TCP и UDP, позволяющий различным программам на одном хосте получать данные в IP-пакетах независимо друг от друга;
протокол РОР3 - стандартный интернет-протокол прикладного уровня, используемый клиентами электронной почты для извлечения электронного сообщения с удаленного сервера по TCP/IP-соединению;
протокол IMAP - протокол прикладного уровня для доступа к электронной почте;
протокол SMTP - широко используемый сетевой протокол, предназначенный для передачи электронной почты в сетях TCP/IP;
SSL и TLS - криптографические протоколы, обеспечивающие защищенную передачу данных между узлами в сети Интернет;
пользователь - сотрудник органа исполнительной власти Оренбургской области, которому предоставлено право пользования электронной почтой;
личный почтовый ящик - индивидуально названное и закрепленное за пользователем дисковое пространство на почтовом сервере для получения, использования и хранения почтовых сообщений;
лимит размера личного почтового ящика - ограничение на размер (объем) почтового ящика;
система аудита - автоматическая система, позволяющая отслеживать текущие размеры личных почтовых ящиков, рассылать служебные сообщения, получать оперативную статистику использования почтовых сервисов;
антивирус (антивирусная программа) - автоматическая система сканирования почтовых сообщений на наличие вредоносного вирусного кода (вирусов);
антиспам - автоматическая система сканирования почтовых сообщений на наличие нежелательной рекламной рассылки (спам);
псевдоним домена - дополнительное название домена;
администратор почтового сервера - сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы почтового сервера;
время жизни сообщения в очереди - период времени, в течение которого письмо находится в очереди почтового сервера;
локальная сеть правительства - локальная вычислительная сеть органов исполнительной власти, Законодательного Собрания, органов местного самоуправления Оренбургской области и их подведомственных учреждений;
пользователь локальной сети правительства - сотрудник органа исполнительной власти, Законодательного Собрания или органа местного самоуправления Оренбургской области, которому предоставлен доступ к локальной сети правительства.
III. Общие правила работы и использования электронной почты
5. Доступ к электронной почте осуществляется с помощью почтового клиента, поддерживающего работу по протоколам SMTP и РОР3 (рекомендуемые почтовые клиенты: Mozilla Thunderbird, Zimbra Desktop, Opera Mail, The Bat, Microsoft Outlook Express).
Псевдонимы домена mail.orb.ru - cdut.orb.ru, inform.orb.ru, gov.orb.ru.
6. Для работы с электронной почтой каждый пользователь должен получить от администратора почтового сервера имя учетной записи и пароль доступа для настройки почтового клиента на рабочем месте и авторизации на почтовом сервере.
7. При установлении пароля к почтовому ящику на сервере электронной почты необходимо соблюдать следующие требования:
минимальная длина пароля 6 символов;
формирование путем чередования строчных и прописных символов латинского алфавита и цифр.
8. Каждый пользователь обязан использовать личный почтовый ящик в рамках выполнения своих трудовых обязанностей.
Допускается использование электронной почты в личных целях в свободное от работы время, однако это не должно каким-либо образом воздействовать на работу других сотрудников, на работу организации в целом.
9. При написании сообщения электронной почты (далее - сообщение) пользователь должен придерживаться общепринятых норм морали и этики, оказывать получателям сообщений то же уважение, что и при устном общении, проверять правописание и грамматику.
10. Все передаваемые по электронной почте файлы проходят проверку антивирусными средствами в соответствии с требованиями информационной безопасности.
11. Размер передаваемой в одном сообщении информации не должен превышать 50 мегабайтов (далее - Мб). Передача информации более 50 Мб должна осуществляться в архивированном виде или разбитой при необходимости на части не более 50 Мб.
12. Ограничение на размер почтового ящика, предоставляемого пользователю на сервере электронной почты, составляет 500 Мб. Во избежание превышения лимита в 500 Мб пользователю следует настроить свой почтовый клиент на автоматическое удаление почты с сервера.
13. Ответственность за подготовку информации к передаче по электронной почте несет пользователь электронной почты.
14. При отправке сообщения в поле "Тема" должна быть указана краткая информация о документе. Сообщение должно заканчиваться следующими обязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество, должность и контактный номер телефона отправителя.
15. При получении сообщения пользователь электронной почты в случае невозможности его прочтения уведомляет об этом отправителя.
16. Для получения подтверждения доставки сообщения пользователь должен включить в почтовом клиенте возможность запроса уведомления о доставке. Пользователь электронной почты, получивший сообщение с уведомлением, подтверждает его получение.
17. При отправке сообщения пользователь должен проверять список адресатов на право доступа к той информации, которую пользователь отправляет. Максимальное количество адресатов рассылки при создании сообщения составляет 50 адресов.
18. Сообщения, которые были удалены, могут быть отслежены и восстановлены. Таким образом, любой пользователь, принимающий участие в создании или рассылке запрещенных сообщений, может быть идентифицирован.
19. Время возможного восстановления сообщения:
попавшего в спам - 7 дней;
помеченного как содержащее вирус, - 30 дней.
Максимальное время нахождения сообщения в очереди сообщений на почтовом сервере составляет 5 дней.
20. Пользователю при работе с электронной почтой запрещается:
отправлять сообщения с вложенными исполняемыми файлами (файлы с расширением ".exe", ".com");
рассылать материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочее;
распространять информацию, содержание и направленность которой запрещены международными договорами и законодательством Российской Федерации, включая материалы, носящие угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, призывающие к совершению противоправных действий, и другое;
предоставлять третьим лицам пароль доступа к своему почтовому ящику.
IV. Настройки для работы с электронной почтой
21. Для работы с почтовым сервером электронной почты необходимо настроить почтовый клиент, указав следующие параметры:
сервер входящей почты - mail.orb.ru;
протокол входящей почты - РОР3 (без SSL и TLS, порт 110) или IMAP (без SSL и TLS, порт 143);
сервер исходящей почты - mail.orb.ru;
протокол исходящей почты - SMTP (порт 25).
В приложении № 1 к настоящему регламенту приведены инструкции пошаговой настройки рекомендуемых почтовых клиентов для работы с электронной почтой.
Обязательно требуется настроить почтовый клиент для автоматического удаления писем с сервера. В приложении № 2 к настоящему регламенту приведены инструкции для рекомендуемых почтовых клиентов по настройке автоматического удаления писем с почтового сервера.
V. Порядок получения почтового ящика
22. Для обеспечения возможности работы с электронной почтой пользователю или ответственному лицу необходимо обратиться в службу технической поддержки ГБУ "ЦИТ" одним из указанных ниже способов:
оставить заявку о регистрации нового почтового ящика на портале технической поддержки http://help.orb.ru (только для пользователей локальной сети правительства) с указанием контактного почтового ящика из доверенного домена (orb.ru), на который будет выслана вся необходимая информация. В заявке должны быть обязательно указаны фамилия, имя и отчество подключаемого пользователя, а также его принадлежность к организации, структурному подразделению;
отправить письмо на почтовый адрес help@mail.orb.ru с заявкой о регистрации нового почтового ящика и контактным почтовым ящиком из доверенного домена (orb.ru), на который будет выслана вся необходимая информация. В заявке должны быть обязательно указаны фамилия, имя и отчество подключаемого пользователя, а также его принадлежность к организации, структурному подразделению;
связаться с технической поддержкой ГБУ "ЦИТ" по номеру телефона (8-3532) 78-69-65.
23. В качестве названия личного почтового ящика берутся первые буквы имени, отчества и фамилии пользователя, написанные латинскими буквами (например: Иван Иванович Иванов iii@mail.orb.ru). В случае совпадения названий личных почтовых ящиков (однофамильцы с одинаковыми инициалами) предусмотрена возможность использования следующего формата - первая буква имени, первая буква отчества и две или более букв фамилии пользователя, написанные латинскими буквами (например: Иван Иванович Иванов iiiv@mail.orb.ru или iiiva@mail.orb.ru). Допускается иное название личного почтового ящика по согласованию с пользователем.
Название почтовых ящиков организаций, структурных подразделений допускается с использованием аббревиатур.
VI. Сервисные сообщения
24. Если в почтовом клиенте включена опция уведомления о доставке, будет выслано сообщение следующего вида:
"Почтовая система mxl.orb.ru
Ваше сообщение было успешно доставлено адресатам, перечисленным ниже
The mail system".
25. Если размер почтового ящика приближается к установленному лимиту, будет выслано сообщение следующего вида:
"Размер Вашего почтового ящика достиг XX Mb, что больше XX % от Вашего лимита в XX Mb. Пожалуйста, удалите некоторые сообщения во избежание превышения лимита. Иначе Вы не сможете получить новые сообщения".
Если после этого пользователь не очищает свой почтовый ящик или не перенастраивает почтовый клиент для удаления сообщений с сервера, то письма, отправленные на данный почтовый ящик, окажутся в очереди почтового сервера и пользователь их не получит. Если пользователь не очистит почтовый ящик в течение 5 дней, то почтовый сервер уведомит отправителей писем в очереди о недоставке сообщения и удалит письма из очереди.
26. Если адресат не существует на почтовом сервере, будет выслано сообщение следующего вида:
"Почтовая система mxl.orb.ru
Ваше сообщение не может быть доставлено. Для решения вопросов обращайтесь на почтовый адрес help@mail.orb.ru
Прикрепите данное письмо к обращению".
27. Если превышено максимальное число адресатов рассылки, появится сообщение, в котором пользователь будет уведомлен о превышении количества адресатов рассылки.
28. Если превышен максимально разрешенный размер письма, появится сообщение (индивидуальное для каждого почтового клиента), в котором пользователь будет уведомлен о превышении ограничения на размер письма локальным, если превышен размер 50 Мб, или удаленным сервером, если превышен лимит удаленного сервера.
29. Если письмо не может быть доставлено по адресу в течение длительного периода, будет выслано сообщение следующего вида:
"Ваше сообщение не может быть доставлено в течение XX часов. Повторные попытки отправки будут производиться в течение 5 дней.
Для решения вопросов обращайтесь на почтовый адрес help@mail.orb.ru
Прикрепите данное письмо к обращению".
30. Если письмо было помечено как содержащее вирус, будет выслано сообщение следующего вида:
"Virus found!"
Вирус "(название вируса)" найден в сообщении от "(наименование отправителя)" для "(наименование получателя)".
Сообщение удалено.
"дата/время".
31. Если пользователь нарушает требование к сложности пароля к почтовому ящику, будет выслано сообщение от администратора сервера следующего содержания:
"По причине того, что Ваш пароль слишком простой и может быть скомпрометирован, просим Вас обратиться в службу технической поддержки ГБУ "ЦИТ" одним из следующих способов:
оставить заявку на портале технической поддержки http://help.orb.ru с указанием контактного почтового ящика (отличного от ящика для смены пароля) из доверенного домена (orb.ru);
отправить письмо на почтовый адрес help@mail.orb.ru с заявкой о смене пароля и контактным почтовым ящиком (отличным от ящика для смены пароля) из доверенного домена (orb.ru);
связаться по номеру телефона (3532) 78-69-65.
Если от Вас не поступит заявки о смене пароля в течение 5 рабочих дней, пароль будет изменен в принудительном порядке".
Если в течение 5 рабочих дней после отправки данного письма пользователь не обратился в ГБУ "ЦИТ", системный администратор может принудительно сменить пароль к почтовому ящику пользователя.
Приложение № 1
к регламенту
работы электронной почты
органов исполнительной власти
Оренбургской области
Инструкция
по настройке почтовых клиентов
Настройка Microsoft Outlook Express
1. Зайдите во вкладку "Сервис" --> "Учетные записи" (рис. 1).
Рисунок 1
Рисунок не приводится.
2. Нажмите кнопку "Добавить" --> "Почта" (рис. 2)
Рисунок 2
Рисунок не приводится.
3. Заполните поле "Выводимое имя" (рис. 3).
Рисунок 3
Рисунок не приводится.
4. Введите название Вашего почтового ящика (рис. 4).
Рисунок 4
Рисунок не приводится.
5. Заполните необходимые поля как представлено на рисунке 5.
Рисунок 5
Рисунок не приводится.
6. Заполните поля "Учетная запись" и "Пароль". Учетная запись - это название почтового ящика без домена (рис. 6). Например, если название почтового ящика test@mail.orb.ru, то учетная запись будет test.
Рисунок 6
Рисунок не приводится.
7. Нажмите "Далее". Выберите в окне "Учетные записи в Интернете" учетную запись mail.orb.ru, как показано на рисунке 7, и нажмите кнопку "Свойства".
Рисунок 7
Рисунок не приводится.
8. Поставьте галочку рядом с пунктом "Проверка подлинности пользователя" (рис. 8) и нажмите кнопку "Настройка".
Рисунок 8
Рисунок не приводится.
9. Выберите пункт "Использовать для входа" и заполните необходимые поля (рис. 9). Нажмите кнопку "ОК".
10. Настройка завершена.
Рисунок 9
Рисунок не приводится.
Настройка The Bat
1. После установки The Bat Вы увидите окно (рис. 10), нажмите "Далее".
Рисунок 10
Рисунок не приводится.
2. В следующем окне введите название Вашего почтового ящика.
3. В следующем окне заполните поля, как указано на рисунке 11.
Рисунок 11
Рисунок не приводится.
4. Заполните поля "Пользователь" и "Пароль". Пользователь - это название почтового ящика без домена (рис. 12). Например, если название почтового ящика test@mail.orb.ru, то пользователь будет test.
ВАЖНО: уберите галочку из пункта "Оставлять письма на сервере".
Рисунок 12
Рисунок не приводится.
5. В следующем окне выберите способ подключения: выберите вариант "Через локальную сеть", если Ваша сеть подключена к сети Правительства Оренбургской области. На рисунке 13 приведен пример подключения к почтовому серверу через Интернет.
Рисунок 13
Рисунок не приводится.
6. Убедитесь, что выставлены правильные параметры аутентификации, для этого щелкните правой кнопкой мыши на название Вашего почтового ящика в окне The Bat, выберите "Свойства почтового ящика" --> "Транспорт", около поля "SMTP сервер" нажмите кнопку "Аутентификация". Проверьте соответствие полей открывшегося окна рисунку 14.
7. Настройка завершена.
Рисунок 14
Рисунок не приводится.
Настройка Zimbra Desktop
1. После запуска Zimbra Desktop нажмите на кнопку "Создать учетную запись".
2. Заполните поля формы в соответствии с рисунком 15. "Имя учетной записи" и "Имя пользователя" - это название почтового ящика без домена. Например, если название почтового ящика test@mail.orb.ru, то имя учетной записи будет test.
ВАЖНО: выберите пункт "Удалить после загрузки".
Рисунок 15
Рисунок не приводится.
3. Нажмите на кнопку "Подтвердить и сохранить". Если в результате сохранения возникли ошибки, проверьте поля формы на соответствие рисунку 15, проверьте раскладку клавиатуры и введите заново пароли.
4. Настройка завершена.
Настройка Mozilla Thunderbird
1. Выберите в окне программы "Инструменты" --> "Параметры учетной записи" (рис. 16).
Рисунок 16
Рисунок не приводится.
2. Выберите "Действия для учетной записи" --> "Добавить учетную запись почты" (рис. 17).
Рисунок 17
Рисунок не приводится.
3. Заполните необходимые поля (рис. 18).
Рисунок 18
Рисунок не приводится.
4. При попытке автоматического определения параметров сервера Mozilla Thunderbird может выдать ошибку "Thunderbird не удалось найти настройки для вашей учетной записи". В таком случае приведите поля окна к виду, изображенному на рисунке 19, и нажмите кнопку "Перетестировать".
Рисунок 19
Рисунок не приводится.
5. После успешной проверки параметров нажмите кнопку "Создать учетную запись". Может появиться предупреждение (рис. 20). Поставьте галочку в пункте "Я понимаю риск" и нажмите кнопку "Создать учетную запись".
Рисунок 20
Рисунок не приводится.
6. Нажмите правой кнопкой мыши по названию Вашего почтового ящика, выберите "Свойства почтового ящика" --> "Параметры сервера", уберите галочку из пункта "Оставлять копии сообщений на сервере".
7. Настройка завершена.
Настройка Opera Mail
1. Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат" (рис. 21). Затем выберите "Электронная почта", нажмите "Далее".
Рисунок 21
Рисунок не приводится.
2. Заполните в соответствии с рисунком 22 необходимые поля, нажмите "Далее".
Рисунок 22
Рисунок не приводится.
3. Заполните поля в соответствии с рисунком 23. "Имя пользователя" - это название почтового ящика без домена. Например, если название почтового ящика test@mail.orb.ru, то учетная запись будет test.
Рисунок 23
Рисунок не приводится.
4. Приведите поля следующего окна к виду, изображенному на рис. 24.
Рисунок 24
Рисунок не приводится.
5. Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат", выберите Вашу учетную запись и нажмите кнопку "Изменить".
6. Зайдите на вкладку "Входящие" и уберите галочку из пункта "Оставлять сообщения на сервере" (рис. 25).
7. Настройка завершена.
Рисунок 25
Рисунок не приводится.
Приложение № 2
к регламенту
работы электронной почты
органов исполнительной власти
Оренбургской области
Инструкция
по настройке почтовых клиентов для удаления
почты с сервера
Настройка Microsoft Outlook Express
В окне клиента зайдите "Сервис" --> "Учетные записи", выберите "mail.orb.ru", нажмите кнопку "Свойства", выберите вкладку "Дополнительно", уберите галочку из пункта "Оставлять копии сообщений на сервере" и нажмите кнопку "ОК".
Рисунок не приводится.
Настройка The Bat
В окне клиента нажмите правой кнопкой мыши на название Вашего почтового ящика, выберите "Свойства почтового ящика". В открывшемся окне во вкладке "Управление почтой" выберите пункт "Оставлять письма на сервере", поставьте галочку в пункте "Срок хранения писем на сервере", выберите "2 дня", поставьте галочку в пункте "Удалять письма с сервера при их удалении из корзины", нажмите кнопку "ОК".
Рисунок не приводится.
Настройка Zimbra Desktop
В окне клиента в правом верхнем углу нажмите Setup:
Рисунок не приводится.
Далее нажмите кнопку "Изменить" напротив учетной записи:
Рисунок не приводится.
В открывшемся окне выберите "Удалить после загрузки".
Рисунок не приводится.
Нажмите "Подтвердить и сохранить".
Рисунок не приводится.
Настройка Mozilla Thunderbird
В окне клиента нажмите правой кнопкой мыши на название Вашего почтового ящика, выберите "Параметры учетной записи". В открывшемся окне во вкладке "Параметры сервера" уберите галочку из пункта "Оставлять копии сообщений на сервере" и нажмите кнопку "ОК".
Рисунок не приводится.
Настройка Opera Mail
Нажмите кнопку "Opera" --> "Почта и чат", выберите Вашу учетную запись и нажмите кнопку "Изменить". Зайдите во вкладку "Входящие" и уберите галочку из пункта "Оставлять сообщения на сервере", нажмите кнопку "ОК".
Рисунок не приводится.
Приложение № 2
к постановлению
Правительства
Оренбургской области
от 10 сентября 2013 г. № 756-п
Директору государственного
бюджетного учреждения
Оренбургской области
"Центр информационных технологий
Оренбургской области"
Заявка
на перерегистрацию электронной почты на сервере mail.orb.ru
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(именование органа исполнительной власти Оренбургской области,
структурного подразделения - абонента электронной почты)
№ Адрес электронной почты Место подключения Подпись
п/п (адрес, номер кабинета, абонента
номер телефона)
1.
2.
Абоненты предупреждены о необходимости соблюдения регламента работы
электронной почты органа исполнительной власти Оренбургской области.
Руководитель
____________________________________
(наименование органа исполнительной
власти Оренбургской области,
структурного подразделения)
"___" ____________ 20__ г.
Администратор ЛВС ______________________________________
(фамилия и инициалы, номер телефона)
------------------------------------------------------------------